Prestação de Contas em Condomínio: Como fazer e manter em dia

A prestação de contas em condomínio é uma tarefa obrigatória e prevista no Código Civil (Art. 1348, VIII), cabendo ao síndico cumprir essa responsabilidade. Essa apresentação faz parte do processo de transparência dos condomínios e deve ser feita aos condôminos, servindo para justificar todas as movimentações financeiras realizadas.

Portanto, essa prestação de contas nada mais é do que a divulgação de relatórios com dados sobre transações econômicas apresentadas dentro de um determinado período, comprovando todos os gastos e ganhos do condomínio.

Essa documentação precisa conter informações detalhadas sobre despesas, receitas, reservas, além do patrimônio líquido e bruto, conforme veremos a seguir. 

Para facilitar a transparência da prestação de contas em condomínio e auxiliar os síndicos a mantê-la em dia, a Imobiliária Pessato traz algumas dicas e orientações sobre como dar conta dessa tarefa e assim ganhar a confiança dos condôminos. Mais além, você encontra também algumas dúvidas comuns esclarecidas:

Como fazer a prestação de contas em condomínio e mantê-la em dia

Como falamos acima, a prestação de contas se resume em uma série de documentos que devem ser reunidos, contabilizados e apresentados aos moradores do condomínio. Portanto, é necessário ter muita organização e preparação para manter isso em dia. 

De forma geral, é preciso apresentar toda a documentação original, considerando que é ela que irá comprovar as despesas e receitas e assim garantir o valor jurídico à prestação de contas. 

Para que você não se perca ou se confunda com essa papelada toda, começamos apontando os documentos necessários, para em seguida explicar o que é cada uma das comprovações que devem constar na pasta de prestação de contas do condomínio:

Documentação necessária para a prestação de contas

• Certidões negativas do INSS, FGTS e Receita Federal do condomínio, da administradora e dos serviços terceirizados;

• AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros) e cópias das NRs 5, 7 e 9;

• Certificado de brigada de incêndio e para-raios, RIA dos elevadores, seguro do prédio e dos funcionários;

• Atestado de dedetização, lavagem das caixas d'água e da última análise da potabilidade de água.

Se precisar, você pode solicitar toda essa documentação à empresa administradora, caso o condomínio conte com esse serviço. 

Agora, fique atento em como a pasta de prestação de contas costuma ser composta:

1. Relatório de Receitas

Esse documento costuma ser dividido em duas partes: condôminos adimplentes e inadimplentes. A quem está devendo para o condomínio, deve-se aplicar multa por atraso na taxa condominial. O valor de aluguéis de espaços comuns do condomínio é outra possível receita.

2. Relatório de Despesas

Para tornar esse relatório mais acessível, a dica é: faça uma divisão em três contas.

Fixas: folhas de pagamento, contratos fixos, seguros, administrativos e itens que mantêm sempre valores muito próximos mensalmente.

Variáveis: manutenções programadas e outros gastos que possuam uma variação de valor mensal.

Extras: obras, reformas e consertos extraordinários.

3. Relatório do Orçamento 

Revisão do orçamento de gastos e receitas decididas no início da gestão e comparação com o que foi feito, observando a diferença das despesas planejadas e dos valores que realmente foram gastos.

4. Balancete

Resumo das despesas e receitas do condomínio, incluindo o saldo do mês e o saldo atual. Através desse documento, a prestação de contas pode ser feita mensalmente.

5. Inadimplência

Divulgação das métricas relacionadas ao assunto, bem como porcentagens, quantidade de cotas, valor por unidade e ações a serem praticadas para a redução desse índice.

Importante: tome cuidado para não entrar em detalhes sobre situações particulares. Isso pode acabar em confusão. Fique atento, também, para não citar o nome dos devedores, somente o número das unidades. 

Aproveite e leia também: Inadimplência em Condomínio - Consequências e O que fazer

Como apresentar a prestação de contas em condomínio

Tão importante quanto fazer os relatórios com todos esses dados é apresentá-los de forma clara e acessível para os condôminos. Caso contrário, a falta de transparência na apresentação pode deixar dúvidas ou até mesmo causar discussões.

Veja a seguir algumas dicas que vão te ajudar nessa tarefa:

• Ao convocar a Assembleia Geral Ordinária (AGO) para prestar as contas, marque para que ela seja realizada em um local apropriado e que comporte todos os moradores. Vale lembrar que essa reunião de condomínio é focada na aprovação das despesas dos últimos 12 meses e na previsão orçamentária para o próximo ano.

• O ideal é que a assembleia seja realizada no início do ano, no período entre janeiro e março. Entretanto, vale lembrar que o síndico deve seguir as normas e prazos pontuados na convenção do condomínio.

• No início da reunião, distribua a cada condômino uma folha com os detalhes que estarão em pauta na prestação de contas, incluindo o comparativo com a previsão orçamentária do ano anterior.

• Faça a comparação dessa previsão realizada no último ano com os gastos reais e respectivas alterações, através de explicações claras e simples, sem deixar dúvidas sobre a razão desses gastos.

• Use a divisão por itens para facilitar ainda mais o entendimento: funcionários, manutenção, consumo (água, luz, telefone, Internet), material de consumo, administrativos e despesas diversas.

• Para melhorar sua organização como síndico, sugerimos que você utilize uma planilha de prestação de contas do condomínio. Assim você pode compartilhá-la com os condôminos - que têm o direito de ter esse acesso.

• Não esqueça de informar aos moradores que as pastas relativas à prestação de contas estarão disponíveis na administração do prédio.

• Caso haja críticas ou reclamações, analise cada comentário e, se realmente fizerem sentido, busque formas de trazer soluções. Do contrário, argumente com clareza e pontualidade. A ideia é atender as necessidades do público para que a pasta de prestação de contas seja aprovada.

Por último, esclarecemos outras dúvidas bem comuns sobre esse assunto:

Apenas o síndico deve fazer a prestação de contas?

Sim.. Como falamos anteriormente, o síndico é o responsável pela prestação de contas durante a assembleia geral. No entanto, isso não significa que todo o desenvolvimento e estruturação do processo devem ser feitos só por ele. 

A empresa administradora do condomínio - caso haja alguma -, o subsíndico e até mesmo os condôminos podem ajudar na organização dessa documentação.

Quando o síndico deve prestar contas ao condomínio?

A prestação de contas em condomínio normalmente deve acontecer todo mês, mas isso pode variar conforme a lei do condomínio. Esses regimentos internos podem, inclusive, autorizar que a prestação de contas seja realizada apenas em assembleia geral ou, então, durante situações extraordinárias.

De qualquer forma, mais uma vez, vale a pena consultar as leis federais: o Art. 1.348 do Código Civil brasileiro estabelece que o síndico é obrigado a prestar contas à assembleia anualmente e quando exigido. Desse modo, os condôminos têm direito de pedir para conferir as contas do condomínio, sempre que julgarem necessário.

Caso o síndico não convoque a assembleia de condomínio para apresentar a prestação de contas dentro do prazo determinado, é permitido que os próprios moradores convoquem uma assembleia, a partir de um abaixo-assinado com a assinatura de pelo menos um quarto dos condôminos, conforme determina o Art. 1.350.

Dica: Conte com uma Administradora de Condomínios para facilitar a Gestão Condominial

Ter o suporte de uma empresa administradora de condomínios pode facilitar muito, não apenas na prestação de contas em condomínio, mas em uma série de atividades relacionadas à gestão do empreendimento. 

A administradora gerencia todas as demandas administrativas, jurídicas e financeiras do condomínio, sendo responsável por todas aquelas questões burocráticas e típicas da gestão, incluindo a cobrança dos inadimplentes, por exemplo.

Esse apoio que o síndico pode ter é um grande ganho para a sua atuação, exercendo suas atividades em parceria com a administradora, em um trabalho colaborativo. Assim, é possível otimizar mais o tempo e focar em outras tarefas.

Em Gravataí e região metropolitana de Porto Alegre, a Imobiliária Pessato oferece esse serviço de Administração de Condomínios.

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